なぜ議事録を作らない? 営業したらカネになるメモ「議事録」を必ず作れ!【営業学】

営業したら「議事録」を作ろう。

議事録を作らない。あるいは作れない営業マンは多い。

しかし、議事録を作らなければ、時間とカネを投入して得たせっかくの情報を活かすことはできない。

「営業」とはカネと時間をかけてカネのネタを探してくることだ

カネと時間をかけ、情報を集め、利益を生み出す。それが営業マンが負う使命だ。

カネになる情報は現場に落ちている。というか埋まっているのかもしれない。現場に足を運び、それを拾い、掘り返さなければならない。

営業課長や部長が、現場に行かない営業マンのケツをけっとばすのは当然だ。

しかし、現場に足を運び、なにを拾い、掘り返したか。そのメモ、つまり「議事録」なんだけど、議事録まできちんと作らせる上司は、これまで見たことがない。

「営業の結果」は文書にして共有しなければならない

業務日報を作らせている、という会社、あるいは上司は多いだろう。しかし、あれはほとんど意味がない。

なぜ意味がないのかはまた別の機会に書くが、お客と担当営業マンが共有する「議事録」でなければならない。

会社のカネと時間をつかい、お客の時間をいただき、どんな情報を得てなにをやると決めたのか。その場の会話だけに終わらせてはならない。

営業マン個人のメモにとどめてもいけない。

文書化して、

  1. 「担当営業マン」
  2. 「お客」
  3. 「担当営業マンの上司(つまり会社だ)」

の3者で共有しなければならない。

議事録の驚くべき効果

お客に訪問したら議事録を作り、共有する。

議事録にそって、やることをやる。進捗は、議事録に追記する。

次の訪問時には、その議事録がアジェンダとなり、新たな議事録が発生する。

議事録は、やると言ったことをやった、あるいはやれなかった記録となる。

それが蓄積していく。

この効果は絶大だ。なぜなら、やるといったことをやらない営業マンはとても多いので、やるといったことをやるだけで差別化できるからだ。

「その件調べておきます」

「確認して後で連絡しますね」

と言ったことを、すべてやれているだろうか。ささいなことでも、やるといったらやる。

担当営業マンが「ささいなこと」と思っているだけで、本当は重要なことかもしれない。

やって、報告する。それを文書に記録して共有する。

それだけで競合との差別化となり、信頼が蓄積され、お客からの問い合わせが増えていく。

打ち合わせをコントロールでき、営業しやすくなっていく。

サラリーマン時代、それだけで、ぼくは営業成績がぐんぐんと伸びた。

議事録をつくれない営業マンが多すぎる

課長となった時、課員にも議事録の作成を指示した。

どんな訪問であれ、お客からなにかの情報を得ているはずだ。みなが、どんな営業活動をしているのか、知りたかった。

おどろいたのは、まともな議事録を作れない者が複数人いたことだ。

客観的事実と主観的な考えがきちんと分別できていないとか、そもそもこれ主語どこいったのとか、つまりなにが言いたいのとか、作った営業マンと直接40分ぐらいやりとりして赤を入れたらやっと意味が通るようになって、議事録は結局3行ぐらいになり、ほとんどなんの情報も得ていないことがわかってイスからすべり落ちそうになったこともあった。

いっぽう、きちんとした議事録を作れる営業マンは、ざっと目を通すだけでどんな活動をしているのか理解できる。アドバイスもしやすい。

議事録が次のアジェンダとなり、仕事を生み出すことを理解してもらえると、成長も早かったように思う。

カネになる議事録はこう作れ

議事録とは、正式には、誰がどんな発言をしたかを記録し、会議の流れを文書で再現したものだ。

しかし、営業活動の議事録はそこまで詳細に記録する必要はない。

  1. 名称や数字といった客観的なデータ
  2. だれがいつまでになにをやるのか

のふたつを、箇条書きにすればいい。

必要に応じて、現場や現物の写真などがあれば完璧だ。

この議事録作成は、個々の営業マンの成長を促し、成績を伸ばすとともに、会社組織にとってそれ以上に大きなメリットをもたらす。

そのへんは、また別記事で。

おしまい。