起業したら会計のPDCAを回しておカネを管理しよう 会計ソフトは「会計freee」がオススメだ

起業したら、営業活動も大事ですが、会計のPDCAを回すことにも時間をかけましょう。

というとなんだか小難しそうですが、家計簿つけるようなものです。

ぼくは数字が苦手ですが、それでも毎朝必ず会計やってます。

個人事業主でも、法人のひとり社長でも、必ず会計はしましょう。しないと、いくら仕事ができても、生活がほころんで、事業を継続させることは困難となるかもしれません。

仕事はできるのに会計しなかったせいで離婚された個人事業主Aさんの話

先日、知人の個人事業主Aさんと昼メシを食べてたのですが、

「いやー、実は先日かみさんに離婚されまして」

ときいてビックリしました。

Aさん、結婚10年目で子どもが二人います。離婚の理由をきいてみると、Aさんのおカネの管理が甘かったから、とのこと。

個人の財布と事業の財布をきちんと個別に管理できておらず、共働きの奥さんからおカネを借りることがしばしばだったそうで、奥さんからは何度もそれをとがめられていたのに改められなかったそうです。

よくきいてみると、特にカードの管理ができていないようで、いくらつかったのかわからない。支払が来月は何円になるのかわからない。公私で何円つかったのかわからない、と。

奥さんを怒らせてとうとう離婚されるということは、よほど管理が甘かったのでしょうか。仕事はできる人なのに、残念なことです。

Aさん、奥さんと子どもたちの近所に住み、たまには元奥さんと顔を合わせ、子育てもしながらの独身生活を送っているそうです。心を入れかえ、おカネの管理を強化するため、エクセルで会計をしているそうですが、正直これでいいのかよくわからない、とのこと。

少しだけシートを見せてもらいましたが、「これではまともに管理できないのでは」と思ったので、ぼくのやり方を参考までにアドバイスしてみました。

会計は毎朝必ずやる プライベートの家計簿を記録してから会社の会計をする

ぼくは毎朝、会計を必ずしています。流れは次のとおりです。

まず、昨日つかったおカネをプライベートの家計簿に記録します。エクセルのシートで、フォーマットは「づんの家計簿」を参考にしています。

▲づんの家計簿、手書きだとけっこうな時間を食いますが、このフォーマットをエクセルでマネすればそれほどでもありません。

財布に入ったレシートに加え、モバイルSuicaやカードの履歴もマネーフォワードからひっぱり、すべての口座でつかったおカネをチェックします。

そしていよいよ、会社の会計です。先ほどの家計簿で、「事業経費」に分類したおカネを「会計freee」に入力します。



会計freeeは有料の会計ソフトですが、後に述べるような理由から、ひとり社長や個人事業主がおカネを払ってつかう価値は十分にあります。

経費の入力がすんだら、ついでに取り引きの管理もすませておきましょう。

会計freeeはAIが入出金の仕訳を予測してくれる

会計freeeは、ログインすると、「今日はこれをやりなはれ」ということを教えてくれます。

▲「76,053円の支払いが期日を過ぎています」という指摘が!

しかし、未払いが発生しているわけではありません。カードでつかったおカネの決済日を過ぎただけです。

実際にはもう支払が完了しているので、あとは決済を入力するだけ。

また、「自動で経理」の欄に「未処理1件」とありますが、これは連携している法人口座で入出金があったことを教えてくれているのです。

クリックすると、入出金先の名称と金額を確認できます。取得した明細や入出金先の名称から、AIが

「たぶんこれでっしゃろ?」

と仕訳を提案してくれるので、それでよければ承認のクリックをするだけ、まちがってたら訂正します。

このAI、けっこう頭いいです。一件一件は小さな手間に過ぎませんが、月末にはこの未処理案件がエラい数になるので、この自動仕訳はとても助かります。

発生した取り引きを入力しておけば月末には請求書ができあがっている

次に、昨日発生した取り引きを、入力しておきます。

ぼくの事業の場合だと、発生した取り引きはすべて証憑(取り引きが発生した証拠となる文書)が届くように手配しています。たとえば、食用油の売買だと、買取先から

「○月○日にどこからどれだけ食用油を回収しました」

という文書が届きます。

会計freeeには請求書を作成する機能があって、証憑が届くたびに請求情報を入力しておけば、月末の締日には請求書ができあがっている、という寸法です。

(取り引き発生前の発注書でなく、発生後の証憑をもとに請求書を起こすのは、ぼくが仕事をしているリサイクル業界特有の事情があるわけですが、そこは割愛します)

とうぜん、売り上げがあるところには仕入れがあるわけで、今月の支払はいくらになるのかも、予測がつくわけです。

会計、請求、売買掛金、資金繰り分析をオールインワンした会計freeeはエクセルで代替できない

ということを個人事業主のAさんにアドバイスしました。

会計freeeの料金体系は、以下のとおりです。

▲個人事業主の場合。ひとりでやってるなら年間9,800円のスタータープランで十分です。

▲法人の場合。ひとり社長だと年間19,800円のライトプランで十分ですね。ぼくもライトプランです。

定期的に請求書を発行できる「定期請求」機能を試用したことがあり、とても便利だったのでビジネスプランも検討しましたが、それだけのために年間39,800円に値上げするのもなー、ということで二の足を踏んでいます。

Aさんには、まずは無料プランで試してみたらどうですか、とアドバイスしておきました。

さらに、

「おカネの管理がしっかりできれば、また家族といっしょに生活できるんじゃないですか」

ときいてみたところ、

「実はもうそれしか考えてなくて」

と苦笑いされていました。

おカネの管理は、歯磨きや入浴と同じぐらいに大切な習慣です。苦手であるからこそ、放置せず、毎日の習慣としてしまいましょう。